Que faire quand vous recevez une convocation pour l’assemblée générale ?

14-05-18 - Immovlan.be

En tant que propriétaire d’un appartement, vous êtes invité, au moins une fois par an, à assister à l’assemblée générale des copropriétaires. Que devez-vous savoir à ce sujet ?

Allez-y !

Votre présence à l’assemblée générale n’est pas obligatoire, bien que vivement conseillée. En effet, d’importantes décisions au sujet de votre immeuble y sont prises. Il peut s’agir par exemple de l’attribution d’entrepreneurs pour d’importants travaux, de l’approbation des comptes annuels, de changements dans le règlement d’ordre intérieur, de la nomination d’un nouveau syndic, etc.

Si vous ne pouvez pas y assister, pensez à donner une procuration. Ce faisant, remettez à votre mandataire vos recommandations de vote. Vous pouvez les remettre par écrit afin d’éviter toutes discussions. Pour désigner un mandataire, vous avez le choix entre un copropriétaire ou certaines personnes en particulier (comme l’un de vos enfants ou votre conjoint). Le règlement de copropriété peut exiger que vous préveniez le syndic bien à l’avance pour le cas où vous donnez une procuration. Sachez aussi que vous ne pouvez pas donner procuration au syndic lui-même.

Il existe des limites quant au nombre de procurations qu’un mandataire peut détenir. En principe, il peut recevoir au maximum trois procurations, sans toutefois pouvoir dépasser la moitié des voix détenues par les autres copropriétaires présents ou représentés. Si un mandataire dispose de plus de trois procurations, elles ne pourront en aucun cas représenter plus de 10% des votes.

Ordre du jour

Le syndic vous communiquera l’ordre du jour au moins 15 jours avant la date de l’assemblée. Seuls les points y figurant feront l’objet de discussions. Il n’est pas possible d’ajouter d’autres points à l’ordre du jour. Néanmoins, on y trouve régulièrement un point ‘divers’. Tout ce qui sera discuté à l’assemblée doit être détaillé dans la convocation. Il ne s’agit donc pas d’y traiter tout et de n’importe quoi. La convocation peut inclure des annexes (des offres d’entrepreneurs par exemple) afin de clarifier certains points à l’ordre du jour. On peut également indiquer la manière dont certains documents peuvent être consultés avant l’assemblée. Parcourez ces documents bien à l’avance afin d’être suffisamment préparé pour le jour de l’assemblée.

Prenez contact avec le syndic si vous désirez soumettre un point à l’ordre du jour. Sachez que vous avez jusqu’à trois semaines avant la première date éventuelle de l’assemblée générale.

Le vote

Lors de l’assemblée générale, les différents points à l’ordre du jour sont votés. Le plus souvent, cela se fait avec une majorité simple. Pour certaines décisions, une majorité plus élevée est requise. Il est recommandé de vérifier dans le règlement de copropriété (et dans la loi si nécessaire) si des majorités spéciales ne sont pas requises pour certains points à l’ordre du jour.

Afin que l’assemblée générale puisse statuer valablement, il faut qu’au moins 50% des propriétaires et 50% des quotités soient représentés à l’ouverture de la séance. L’assemblée peut également statuer valablement si les propriétaires présents possèdent plus de ¾ des quotités, même s’ils représentent moins de la moitié des copropriétaires. Si aucun des quorums n’est atteint, une nouvelle assemblée doit être convoquée. Cette dernière pourra alors statuer, quel que soit le nombre de participants.

Procès-verbal

Le syndic rédige le procès-verbal de l’assemblée générale. Il s’agit d’un rapport résumant ce qui a été décidé et discuté durant cette assemblée. Habituellement, le syndic établit le procès-verbal directement pendant l’assemblée. À la fin de celle-ci, il lit le procès-verbal et le fait signer. Relisez soigneusement ce procès-verbal avant de le signer. Si vous constatez des erreurs ou points de divergence, notifiez-le(s) et demandez au syndic de corriger ces points. Dans les 30 jours qui suivent, le procès-verbal est inscrit dans un registre et transmis aux copropriétaires.

Si vous avez des remarques concernant les décisions et/ou le procès-verbal de l’assemblée générale ou bien n’êtes pas d’accord avec ceux-ci, vous pouvez, sous certaines conditions, vous adresser au juge de paix dans les quatre mois.

Jan Roodhooft, avocat (www.ra-advocaten.be)


 
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